Da scaricare
Guida ed Excel per organizzare un evento
Due documenti da scaricare subito: la guida che ti porta preparato alla trattativa, e il foglio con cui tieni i conti mentre la trattativa va avanti.
I due documenti
Per chi organizzaPDF
Organizzare un evento di successo
La guida di Eveo in quattro pagine: come si definiscono obiettivo e budget, come si scrive la lista di requisiti da girare ai fornitori e su quali voci di costo si risparmia davvero.
Dentro ci trovi
- I quattro punti da chiudere prima di contattare un fornitore: obiettivo, destinatari, formato, budget con il margine del 15%
- La tabella dei requisiti pronta da compilare e da allegare a una richiesta di preventivo
- Sette voci di costo con il modo concreto di abbassarle, dalla location agli allestimenti
- Le due regole d'oro: requisiti senza spazio all'interpretazione, e quattro o cinque mesi di anticipo
Formato: PDF · 4 pagine · Dimensione: 232 KB
Per chi organizzaXLSX
Gestione dei fornitori di un evento
Il foglio di calcolo con cui si tengono insieme i preventivi di un evento: una riga per voce, netto e lordo separati, i totali in fondo, il promemoria dei regimi IVA e l'agenda delle tre giornate.
Dentro ci trovi
- Un foglio di raccolta preventivi diviso fra ospitalità e servizi, con prezzo unitario, IVA, numero di persone e numero di notti
- Totale netto e totale lordo calcolati in fondo: il confronto fra fornitori si fa sul lordo
- Un promemoria dei principali regimi IVA che si incontrano su un evento
- Una griglia oraria su tre giornate per posare le attività una volta scelti i fornitori
Formato: XLSX · 4 fogli · Dimensione: 208 KB
Download diretto: nessun account, nessuna email, nessun modulo. I due file sono in italiano.
Sono i due strumenti che accompagnano la parte più noiosa dell'organizzazione di un evento: chiedere preventivi comparabili e capire, alla fine, quale costa davvero meno. Il primo si legge una volta, il secondo si compila mentre i preventivi arrivano.
Si scaricano direttamente, senza account e senza lasciare un indirizzo email. Qui sotto c'è cosa contengono, in modo che questa pagina serva anche a chi non ha voglia di scaricare niente.
Cosa c'è nella guida
Quattro pagine, quattro passaggi in ordine: prima la strategia, poi i requisiti, poi il budget, poi tutto quello che si dimentica e costa caro dimenticare.
- Parti dalla strategia. Obiettivo dell'evento, destinatari, formato coerente col messaggio e budget con un margine del 15%. Senza un numero preciso non si negozia con nessuno.
- Requisiti di partenza. Una tabella con partecipanti, periodo, durata, camere, sale meeting, trasferimenti, attività: si compila una volta e si allega a ogni richiesta di preventivo.
- Budget: risparmiare senza perdere qualità. Bassa stagione e giorni feriali per la location, buffet e pacchetti consumazione per il food & beverage, materiali riutilizzabili per gli allestimenti, speaker interni, e le agenzie solo quando servono davvero.
- Altri consigli generali. Piano di comunicazione interna, accessibilità, intolleranze raccolte in anticipo, un piano B per le attività all'aperto e almeno quattro o cinque preventivi per ogni servizio.
Regola d'oro
Quando comunichi i requisiti ai fornitori, sii preciso e mai superficiale. Più sarai chiaro, minori saranno le interazioni necessarie e riceverai i preventivi più in fretta. Non lasciare mai spazio alla libera interpretazione.
Cosa c'è nel foglio di calcolo
Quattro fogli, pensati per essere compilati in quest'ordine. Il file è un .xlsx: si apre con Excel, con Numbers e con Fogli Google.
| Foglio | A cosa serve |
|---|---|
| Dettaglio Fornitore | La raccolta dei preventivi, divisa fra ospitalità e servizi: una riga per ogni voce, con i totali in fondo. |
| Regime IVA | Il promemoria delle aliquote che si incontrano su un evento, con l'esempio di quando si applicano. |
| Agenda | Una griglia oraria dalle 08:00 alle 02:00 su tre giornate, per posare le attività una volta scelti i fornitori. |
| Eveo | La copertina del file, con l'avvertenza che l'esempio è esplicativo e non esaustivo. |
Le colonne della raccolta preventivi
- Nome fornitore, con la disponibilità dichiarata e l'oggetto della voce
- Descrizione e note: è la colonna che salva la memoria quando i preventivi diventano dieci
- Prezzo unitario netto, aliquota IVA, prezzo unitario lordo
- Numero di persone o di item, e numero di notti o giorni
- Totale netto e totale lordo, calcolati in fondo al foglio
I regimi IVA che il foglio ricorda
È la parte del file che si dimentica più spesso e che sposta i confronti: due preventivi identici al netto possono differire di parecchio al lordo. Il foglio la riporta così.
| Operazione | Esempio | Aliquota IVA |
|---|---|---|
| Vendita di soggiorni alberghieri in Italia in caso di acquisto in nome proprio e per conto di clienti | Tutto ciò che riguarda la struttura dove si alloggia: pasti, sale meeting, camere | 10% |
| Locazione di alloggi in Italia | — | Esente |
| Locazione di soggiorni in appartamenti all'estero | — | Escluso IVA |
| Servizi turistici di solo trasporto persone | Transfer | In Italia 10%; internazionale non imponibile |
| Provvigioni per servizi alberghieri resi da aziende alberghiere dentro o fuori l'Unione Europea | Attività di team building | 22% |
| Provvigioni per servizi assicurativi | — | Esente |
Come si usano insieme
- Leggi la guida e chiudi obiettivo, destinatari, formato e budget. Sono i quattro numeri che ti verranno chiesti da ogni fornitore.
- Compila la tabella dei requisiti della guida. Diventa l'allegato della richiesta di preventivo.
- Chiedi quattro o cinque preventivi per ogni servizio. Su Eveo si fa con una sola richiesta, e le risposte arrivano sulla tua email.
- Riporta ogni preventivo nel foglio, una riga per voce, netto e IVA separati.
- Confronta sul totale lordo, non sul netto, e tieni la colonna delle note aggiornata.
- Quando i fornitori sono scelti, riempi l'agenda: è il documento che girerai ai partecipanti.
Perché non ti chiediamo l'email
Perché un documento dietro un modulo smette di esistere per chiunque non lo compili — motori di ricerca e assistenti conversazionali compresi — e perché un indirizzo lasciato per scaricare un PDF non è un contatto: è un indirizzo lasciato per scaricare un PDF.
Se vuoi che Eveo ti sia utile davvero, il passo che ha senso è un altro: cercare i fornitori che ti servono e mandare una richiesta di preventivo. Per chi organizza è gratuito, e resterà gratuito.
Se preferisci leggere
Il testo integrale della guida è una pagina del sito, con le tabelle per esteso e i collegamenti alle categorie di fornitori.
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