Come scegliere la location per un evento aziendale: la checklist che usano i professionisti

Una location è giusta o sbagliata solo rispetto a ciò che deve ospitare. Prima di aprire una ricerca, scrivi in una riga cosa deve succedere e in quale formato: cambia tutto ciò che viene dopo.

• Convention: molte persone, una plenaria che regge tutti, palco e regia audio/video, pause con il caffè servito in fretta. Conta la capienza e la logistica degli arrivi.
• Kick-off o riunione commerciale: una plenaria e qualche sala parallela per i gruppi, pranzo veloce, spesso una sola notte. Conta la vicinanza a stazione o aeroporto.
• Workshop o formazione: sale piccole con luce naturale, tavoli su cui lavorare, pareti dove appendere fogli. Conta la qualità delle sale più della loro quantità.
• Retreat o offsite: due o tre notti, camere per tutti, spazi informali, attività all'aperto e tempo per lavorare da remoto. Conta la struttura nel suo insieme, non la sala.

Aggiungi a quella riga il numero di partecipanti con un margine ragionevole in più, le date possibili e le notti da coprire. Con questi quattro dati la ricerca si restringe da sola.

Il numero che le strutture comunicano più volentieri è la capienza massima della sala più grande. Quasi sempre è la capienza in piedi o a platea stretta. La stessa sala, allestita per lavorare, tiene molte meno persone.

Chiedi sempre la capienza nel layout che userai davvero, non quella massima. E se il programma alterna plenaria e sale parallele, conta le sale parallele: devono stare vicine alla plenaria, avere ognuna il proprio schermo e non condividere le pareti con la sala dove qualcuno sta parlando al microfono.

Il contesto in cui sta la struttura non è una questione di gusto: decide come arrivano le persone, cosa fanno la sera e quanto pesa la logistica. Ogni contesto ha un costo nascosto da mettere nel preventivo.

Se la struttura è fuori città, il preventivo della location non è completo senza quello del transfer: chiedilo insieme, perché l'uno decide l'orario dell'altro.

Queste sei domande vanno fatte a tutte le strutture nello stesso modo, per iscritto. Sono anche i campi che troverai nel profilo di un hotel o di uno spazio meeting: se una risposta manca, è già un'informazione.

La location risponde da sola solo alle prime domande. Per le altre voci di un evento aziendale servono in genere fornitori diversi, che conviene contattare mentre stai ancora scegliendo la struttura, perché i loro vincoli cambiano la scelta.

• La struttura

  • Hotel e resort
  • Centri congressi
  • Spazi eventi e sale meeting

  Hotel e spazi meeting

• Il cibo, se il ristorante non basta

  • Catering
  • Coffee break e aperitivi
  • Cene di gala

  Food e beverage

• La tecnica

  • Audio e video
  • Palco e regia
  • Allestimenti e arredi

  Servizi tecnici e allestimenti

• Gli spostamenti

  • Transfer da stazione e aeroporto
  • Noleggio bus con conducente
  • Navette serali

  Trasporti e servizi logistici

Il sopralluogo si fa quando restano due o tre strutture, non dieci. Vai con il programma stampato e percorrilo fisicamente, dall'arrivo all'ultima cena.

• Arrivo: dove si fermano bus e taxi, dove si scaricano i materiali, quanto è lungo il percorso fino alla reception.
• Plenaria: prova la luce con le tende aperte e chiuse, ascolta l'acustica parlando dal fondo, cerca le prese e la posizione della regia.
• Sale parallele: cronometra il tragitto dalla plenaria, controlla che le porte si chiudano e che un gruppo non senta l'altro.
• Pause e pasti: dove viene servito il caffè e quanto tempo serve perché tutti ne abbiano uno; con che ritmo il ristorante serve un gruppo.
• Camere: chiedi di vederne una per ogni tipologia offerta, non la migliore. Verifica il Wi-Fi in camera, non solo nella hall.
• Esterni: dove si sta la sera, cosa succede se piove, se ci sono altri gruppi nelle stesse date.
• Chi c'è: chiedi chi sarà il referente il giorno dell'evento e se sarà la stessa persona con cui stai parlando adesso.

Prendi foto di ogni ambiente con lo stesso ordine del programma: quando confronterai le strutture, la memoria confonde le sale e le foto no.

Per un evento con pernottamento, come regola, la location si blocca con quattro o sei mesi di anticipo; per una giornata in città bastano spesso due o tre, salvo nei periodi in cui le fiere svuotano gli hotel. Prima chiedi, più strutture hanno le date libere e più margine hai per negoziare.

Il confronto è onesto solo se tutti ricevono lo stesso brief: stesso numero di persone, stesse date, stesso programma, stesse sei domande. Se a una struttura chiedi tre notti e a un'altra due, non stai confrontando niente.

• Chiedi il prezzo scomposto per voce: sale, attrezzatura, pasti, camere, extra. Un totale unico nasconde sempre qualcosa.
• Chiedi cosa succede se i partecipanti calano: fino a quando puoi rilasciare camere e sale senza penali.
• Chiedi le condizioni di cancellazione e le date in cui scattano gli acconti.
• Annota i tempi di risposta: una struttura che ci mette dieci giorni per un preventivo ci metterà altrettanto per un cambio dell'ultimo minuto.

Su Eveo la ricerca parte dalla categoria "Hotel e spazi meeting" e dalla regione in cui vuoi fare l'evento. Da lì i filtri sono gli stessi punti di questa checklist: le stelle, il numero di camere, gli ospiti massimi, le sale meeting, il ristorante interno e gli spazi benessere.

I profili mostrano i dati che qui abbiamo detto di chiedere, e la richiesta di preventivo parte dal profilo senza registrarti. Manda lo stesso brief a tutte le strutture che hai selezionato: è il modo più rapido per avere preventivi confrontabili e scartare le location sbagliate prima del sopralluogo.